Veilig werken met AI begint bij bewust gebruik
AI is inmiddels onderdeel van het dagelijkse werk. Even een mail herschrijven, een document samenvatten of snel overzicht krijgen in informatie. Het voelt logisch en dat is het ook. Tegelijk merken we dat het gebruik van AI vaak sneller gaat dan de afspraken eromheen. En juist daar kan het spannend worden.
Deze blog gaat niet over alles wat AI kan. Die verhalen zijn er al genoeg. Het gaat over hoe je AI gebruikt op een manier die past bij je organisatie. Veilig, begrijpelijk en zonder onnodige risico’s.
AI is geen losse tool meer
AI wordt vaak gezien als een handig hulpmiddel, een soort slimme zoekmachine. Maar in het dagelijkse werk gaat het verder dan dat. AI wordt steeds vaker gebruikt binnen bestaande werkomgevingen en ondersteunt direct bij documenten, teksten en informatie.
Daarmee is AI onderdeel geworden van hoe er wordt gewerkt. Wat iemand invoert of gebruikt, heeft dus invloed op informatie en keuzes binnen de organisatie. En juist daarom is het belangrijk dat AI past binnen dezelfde afspraken als e-mail en bestanden.
In een werkomgeving zoals Microsoft 365 werkt AI binnen de toegangsrechten die al zijn ingericht. Dat betekent dat Copilot alleen documenten, mails en informatie kan gebruiken waar een medewerker zelf ook bij mag. Heeft iemand toegang tot een map, team of mailbox, dan kan AI die informatie ook meenemen in een antwoord.
Juist daarom zijn duidelijke afspraken over data en gebruik belangrijk. AI kan in korte tijd informatie uit verschillende bronnen combineren. Bijvoorbeeld een document uit SharePoint en een gesprek uit Teams. Dat is handig, maar alleen als vooraf helder is welke informatie daar wel voor bedoeld is en welke niet. Met duidelijke rechten en afspraken voorkom je dat gevoelige informatie onbedoeld wordt meegenomen.
Wat zegt de wet in grote lijnen?
De Europese AI-verordening is gemaakt om mensen en organisaties te beschermen bij het gebruik van AI. Dat klinkt zwaar, maar voor de meeste organisaties betekent het vooral één ding. Je blijft zelf verantwoordelijk voor hoe AI wordt gebruikt.
De wet maakt onderscheid tussen toepassingen met weinig risico en toepassingen met grote impact. Hoe groter de invloed op mensen, besluiten of processen, hoe strenger de regels. Daarnaast geldt dat medewerkers voldoende moeten begrijpen wat AI doet en wat de grenzen zijn. Niet om alles te controleren, maar om fouten te voorkomen.
Wat deze regels vooral duidelijk maken, is dat transparantie belangrijker wordt. Organisaties moeten kunnen uitleggen welke AI ze gebruiken, met welk doel en binnen welke grenzen.
En dan de praktijk
De beste tool werkt alleen als mensen hem ook gebruiken. Begin daarom klein en geef medewerkers ruimte om te experimenteren. Maak tegelijk duidelijke afspraken over wat wel en niet via Copilot mag én hoe je met data omgaat.
Zo blijft het overzichtelijk en veilig. In een volgende blog gaan we dieper in op hoe je Microsoft 365 Copilot stap voor stap laat landen in je organisatie.
Wat betekent dit concreet voor jouw organisatie?
In de praktijk zit het risico zelden in ingewikkelde AI-systemen. Het zit in kleine, dagelijkse handelingen. Denk aan het delen van interne informatie in een chat of het automatisch overnemen van een AI-antwoord zonder controle.
Het helpt om stil te staan bij een paar eenvoudige vragen. Waarvoor gebruiken we AI? Welke informatie hoort daar wel in en wat niet? En hoe controleren we de uitkomst voordat we die gebruiken? Door dit helder te hebben, voorkom je dat AI ongemerkt een blinde vlek wordt.
Veilig prompten draait om duidelijke afspraken
Prompten betekent simpel gezegd dat je een vraag opdracht geeft aan AI. Hoe duidelijker die vraag, hoe beter het antwoord. Maar veilig prompten gaat niet alleen over slim formuleren. Het gaat vooral over wat je deelt.
Een praktische richtlijn helpt vaak meer dan een uitgebreid beleid:
- Deel geen informatie die je ook niet zou mailen of delen met een collega
- Ga ervan uit dat elk antwoord gecontroleerd moet worden
- Gebruik AI binnen de werkomgeving waar rechten en beveiliging zijn ingericht
Met zulke afspraken wordt AI geen risico, maar een logisch onderdeel van het werk.
Waarom een veilige AI-omgeving rust geeft
AI-tools buiten je eigen IT-omgeving zijn snel en laagdrempelig, maar geven weinig inzicht in wat er met data gebeurt. Binnen een beheerde omgeving blijft informatie waar die hoort en gelden dezelfde beveiligingsregels als voor e-mail en documenten.
Dat zorgt voor overzicht. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn en hoeven niet te twijfelen of ze iets wel of niet mogen gebruiken. Voor de organisatie betekent het minder verrassingen en meer voorspelbaarheid.
Begin klein en blijf in gesprek
AI hoeft niet in één keer perfect geregeld te zijn. Sterker nog, dat werkt vaak averechts. Begin met één toepassing die herkenbaar is in het dagelijks werk. Kijk wat goed gaat en waar vragen ontstaan. En bespreek dat samen. Want tet succes van AI zit niet in de techniek, maar in hoe mensen ermee werken. Door het gesprek open te houden, groeit het gebruik mee met de organisatie. Op een manier die past en veilig voelt.
Bewust omgaan met AI geeft rust
AI werkt het best wanneer iedereen weet hoe en waarvoor het wordt gebruikt. Met heldere afspraken, veilige keuzes en een werkomgeving die daarop is ingericht, blijft AI een hulpmiddel dat overzicht brengt in plaats van vragen oproept.
Wil je sparren over hoe dit past binnen jouw organisatie of waar je kunt beginnen? We denken graag met je mee.
