7 signalen dat je IT niet is meegegroeid met je bedrijf
Je bedrijf groeit. Er komen collega’s bij, klanten verwachten meer en de manier van werken verandert. Ondertussen blijft de IT vaak staan zoals die ooit is ingericht. Dat is in eerste instantie vaak geen probleem. Tot medewerkers steeds vaker tegen kleine dingen aanlopen. Een account dat nog niet klaarstaat of bestanden die lastig te vinden zijn. En misschien komen IT-vragen ook steeds bij dezelfde collega terecht.
Los van elkaar lijken het kleine problemen. Samen vertellen ze iets belangrijks: je IT past misschien niet meer bij de organisatie die je vandaag bent.
Herken je een of meer van deze zeven signalen? Dan is het tijd om daar eens naar te kijken.
1. Nieuwe collega's kunnen niet direct aan de slag
Maandag begint een nieuwe medewerker. Alles lijkt geregeld, totdat blijkt dat een account nog ontbreekt of de juiste toegang niet is ingesteld. Bij een klein team is dat vaak snel opgelost. Maar naarmate je organisatie groeit, wil je niet bij iedere nieuwe medewerker opnieuw dezelfde zaken moeten regelen.
Een vast onboardingproces voorkomt dat je iedere keer opnieuw moet bedenken wat er nodig is. Daarin leg je vooraf vast wat voor een nieuwe medewerker geregeld moet worden. Denk aan de werkplek en het account. Ook bepaal je welke toegang bij de functie hoort.
Een deel daarvan kan worden geautomatiseerd. Dit kunnen we bij BSV-IT samen met de klant inrichten. De aanvraag wordt doorgegeven en de benodigde IT-zaken worden voor de startdatum voorbereid. De medewerker kan op de eerste werkdag direct aan de slag. Verandert iemand later van functie of gaat een medewerker uit dienst? Dan hoort ook de toegang mee te veranderen. Daarmee voorkom je dat rechten blijven staan die iemand niet meer nodig heeft.
Goed om te checken: ligt er een vaste werkwijze voor medewerkers die starten, van functie veranderen of uit dienst gaan?
2. Dezelfde IT-problemen blijven terugkomen
Een medewerker die regelmatig problemen heeft met inloggen, lijkt misschien geen groot IT-probleem. Zeker niet als het na een paar minuten weer werkt. Maar als dezelfde problemen blijven terugkomen, kosten ze ongemerkt steeds opnieuw tijd. Dat wordt nog vervelender wanneer meerdere collega’s er last van hebben. Terugkerende problemen zijn een goede reden om naar de oorzaak te kijken in plaats van alleen de melding op te lossen.
Goed om te checken: welke IT-problemen komen regelmatig terug? Daar zit vaak meer tijdverlies achter dan je denkt.
3. Niemand heeft het volledige overzicht
Wanneer zijn de laptops eigenlijk aan vervanging toe? Als je geluk hebt weet één collega dat. Voor de licenties moet je bij iemand anders zijn en voor de back-ups bel je de IT-partner.
Zo kan de dagelijkse IT prima werken, terwijl het totaaloverzicht ontbreekt. Als directeur hoef je alle details niet zelf te kennen. Je wil wél weten dat iemand het geheel bewaakt, risico’s in beeld heeft en op tijd actie onderneemt.
Goed om te checken: is er één overzicht of aanspreekpunt waar je een duidelijk beeld krijgt van hoe je IT ervoor staat?
4. Je moet kunnen laten zien hoe je digitale veiligheid geregeld is
Bij groei krijg je soms te maken met nieuwe eisen rond digitale veiligheid. Een klant vraagt hoe je zaken hebt geregeld of er staat een audit voor de deur. Dan wil je de juiste afspraken en documenten snel kunnen vinden. Moet je die op dat moment nog bij elkaar zoeken, dan kost dat onnodig veel tijd.
Ook wet- en regelgeving speelt hierin een rol. Denk aan de AVG en de Cyberbeveiligingswet. Welke regels voor jouw organisatie gelden, hangt af van je situatie. Het belangrijkste is dat je weet wat er van je wordt gevraagd en kunt laten zien wat je al hebt geregeld.
Goed om te checken: weet je welke eisen rond digitale veiligheid voor jouw organisatie gelden en kun je laten zien hoe je daaraan invulling geeft?
5. Je IT-kosten groeien zonder dat duidelijk is waarom
Dat IT meer kost wanneer je bedrijf groeit, is logisch. Je hebt bijvoorbeeld extra werkplekken en licenties nodig. Het wordt lastiger wanneer je niet meer goed kunt verklaren waar de kosten vandaan komen. Of wanneer een investering onverwacht op tafel komt terwijl die eigenlijk te voorzien was.
Kijk daarbij verder dan de kosten van deze maand. Met een meerjarenplan kun je bijvoorbeeld al zien welke werkplekken volgend jaar of over twee jaar richting vervanging gaan.
Bij BSV-IT nemen we dit mee in onze periodieke gesprekken met klanten. We kijken naar de werkplekken die er staan en wat er de komende tijd aan vervanging toe is. Daarmee kun je investeringen eerder meenemen in je planning.
Goed om te checken: weet je welke grotere IT-investeringen je de komende jaren kunt verwachten?
6. Medewerkers gebruiken nieuwe mogelijkheden voordat er afspraken zijn
Microsoft 365 Copilot en andere AI-toepassingen vinden steeds sneller hun weg naar de werkvloer. Een medewerker probeert iets uit en deelt een handige toepassing met een collega. Zo kan het gebruik snel groeien. Dan wil je wel weten wat er binnen je organisatie gebeurt. Welke toepassingen zijn toegestaan? En weten medewerkers hoe ze omgaan met bedrijfsinformatie?
Duidelijke afspraken helpen om nieuwe mogelijkheden verantwoord te gebruiken en grip te houden op je digitale werkomgeving.
Goed om te checken: weten medewerkers welke AI-tools ze mogen gebruiken en welke bedrijfsinformatie ze daarin wel of niet mogen delen?
7. Je IT-partner hoort pas van je als er iets speelt
Een storing moet gewoon snel worden opgelost. Toch zegt dat nog weinig over hoe goed je IT op de langere termijn aansluit op je bedrijf. Want terwijl je organisatie verandert, verandert de IT mee. Apparatuur moet op tijd worden vervangen, risico’s kunnen veranderen en groeiplannen stellen nieuwe eisen aan de digitale werkomgeving.
Vooruitkijken hoort ook bij IT-beheer. Door periodiek te bespreken wat eraan komt, kun je vervanging op tijd plannen en risico’s eerder in beeld krijgen. Een gesprek hoeft daarbij niet altijd tot actie te leiden. Soms is de conclusie juist dat iets nog prima mee kan.
Goed om te checken: bespreekt je IT-partner ook wat er over zes of twaalf maanden nodig is, of spreken jullie elkaar vooral als er iets speelt?
Hoeveel signalen herken jij?
Je hoeft na één herkenbaar signaal niet direct je hele IT-omgeving om te gooien. Het is wel een goed moment om te kijken waar je staat.
Vooral tijdens groei verandert er veel. Medewerkers gaan anders werken en de organisatie stelt andere eisen aan de IT. Wat een paar jaar geleden prima werkte, hoeft daardoor vandaag niet meer de beste oplossing te zijn.
Bij BSV-IT bespreken we dat periodiek met onze klanten. Tijdens onze Check-in brengen we in beeld hoe de IT ervoor staat en wat aandacht nodig heeft. Ook kijken we vooruit naar ontwikkelingen die voor de organisatie relevant zijn. Zo houd je grip zonder zelf in de techniek te hoeven duiken. Je weet wat goed gaat, waar risico’s liggen én wat eraan komt.
Je bedrijf groeit. Zorg dat je IT meegroeit.
Wil je weten welke van deze punten binnen jouw organisatie aandacht vragen? Tijdens een gesprek kijken we samen naar je huidige situatie en wat er op je afkomt. Neem gerust contact met ons op.
