Welke uitdagingen heb ik als mijn bedrijf wil digitaliseren?
Digitaliseren is voor veel bedrijven een belangrijk punt op de agenda. Een van de redenen is dat steeds meer bedrijven overgaan naar werken in de cloud en bij voorkeur hun papieren archief digitaal meenemen. Digitaliseren is geen impulsieve actie. Onderweg zult u vrijwel zeker wel een paar hobbels tegenkomen. In deze blog geven wij u graag vijf aandachtspunten waar u als IT Manager rekening moet houden.
- Maak een duidelijk plan. Inventariseer welke gegevens relevant zijn om te digitaliseren. Zorg vooraf dat u voldoende overzicht en inzicht hebt in uw bedrijfsproces. Bij implementatie zijn de details belangrijk. Bekijk niet alleen het interne proces. Neem bijvoorbeeld ook de externe factoren onder de loep. Zoals facturen van uw leverancier.
- Zorg voor draagvlak bij uw medewerkers. Verandering is emotie. Niet iedereen is direct enthousiast met veranderingen. Werknemers zijn immers gewend om op een bepaalde manier te werken. Loop daarom niet te hard van stapel. Betrek uw medewerkers bij iedere fase van het proces.
- Ken de wetgeving. Neem bijvoorbeeld de bewaarplicht om notariële documenten en financiële jaarverslagen fysiek te bewaren. Houdt er ook rekening mee dat de bewijskracht van een gescand document minder is als die van het originele document. Dit betekent dat u belangrijke documenten kunt digitaliseren, maar deze daarnaast ook op papier moet behouden.
- Zorg voor een goede voorbereiding bij de introductie van de nieuwe manier van werken. Wij werken graag met een drietrapsraket: vraag naar de verwachting van uw medewerkers, zorg dan voor bewustwording om ten slotte te gaan trainen.
- Vraag een uitgebreide offerte aan van de werkzaamheden die nodig zijn om zoveel mogelijk hobbels te voorkomen. Hierdoor kunt u de overgang soepel laten verlopen. Dat betekent niet alleen de werkzaamheden van uw IT-partner maar ook de aanschaf van de juiste systemen, software en hardware.
BSV maakt gebruik van een overzichtelijke template om een grondige inventarisatie van de bedrijfsprocessen en werkzaamheden te maken. Hiermee kunnen wij teleurstellingen voorkomen en kosten besparen. Wilt u weten hoe wij u kunnen helpen bij het digitaliseren van uw organisatie? Maak dan vrijblijvend een afspraak.