Vijf aandachtspunten voor IT in het nieuwe normaal
Nu het kabinet weer nieuwe maatregelen heeft genomen, ontkomen bedrijven er bijna niet aan om na te denken over het nieuwe normaal. Wij hebben onze klanten de afgelopen maanden proberen te voorzien van aandachtspunten die nodig zijn om hun IT af te stemmen op het volgende normaal. Een normaal dat voorlopig nog even nieuw zal zijn. Hieronder vijf aandachtspunten die u kunnen helpen.
Veilig online werken vanuit huis
De meest belangrijke vraag bij thuiswerken is: hoe gaat u veilig om met bedrijfsgegevens? Beheerders vinden het vaak lastig om gebruikers op afstand te controleren en moeten meer vertrouwen in de handelingen van hun gebruikers hebben. Dat vraagt onder andere om bewustwording over veiligheid door de gebruikers en het beschikbaar stellen van een veilige VPN-verbinding om uw bedrijfsgegevens te beschermen.
Beschikbaar stellen bedrijfsapparatuur
In de dagelijkse praktijk zien wij dat een aantal bedrijven hun medewerkers amper faciliteert met apparatuur die nodig is om thuis te werken. Snelle wifi, ergonomische werkplekken en uiteraard de benodigde devices om te communiceren. Dat laatste is misschien wel het meest onderschatte aandachtspunt. Zorg ervoor dat uw medewerkers beschikken over een laptop, smartphone of tablet die volledig beheerd wordt door uw organisatie en past bij de functie die zij in uw organisatie hebben. Devices die beschikken over de juiste software en zijn aangemeld in uw netwerk. Het voorkomt problemen en zorgt er voor dat u een device kan blokkeren als daar iets onveiligs op gebeurt.
Blijf contact houden met uw klanten en leveranciers
Wij horen regelmatig van onze klanten dat het zeer frustrerend is om geen fysiek contact meer te hebben met hun interne en externe relaties. Microsoft Teams biedt een goed alternatief voor vergaderingen en/of live bijeenkomsten. Zo is het vrij eenvoudig om een online kwartaal meeting te organiseren zonder extra kosten. Wellicht is het een idee om hiervoor een speciale ruimte (die wegens de huidige omstandigheden niet meer gebruikt wordt) in te richten om professionele online presentaties te houden. Houd ook rekening met de aansluiting van uw presentatietools met andere applicaties en kies niet voor een ad hoc gratis tool dat niet aansluit bij uw overige apps.
Denk aan de sociale aspecten
Nu veel medewerkers thuis werken, hebben zij minder fysiek contact met hun collega’s. Zij missen niet alleen het contact voor de overdacht van zakelijke informatie, ook persoonlijke informatie wordt minder gedeeld. Denk als organisatie daarom ook na over het inbrengen van het sociale aspect. Creëer bijvoorbeeld een digitaal platform om aan dit gemis aandacht te geven. Zo biedt Microsoft 365 tal van oplossingen om de interne communicatie te stimuleren en te verbeteren.
Snel maar niet te snel
Veel bedrijven proberen IT snel aan te passen aan het nieuwe normaal. Voor een standaard bedrijf betekent dit het opschalen van zijn bestaande netwerk. Daarnaast heeft het nieuwe normaal consequenties voor apparatuur (meer laptops) en (flexibele) werkplekken op kantoor. Het is verstandig om IT-omgevingen versneld aan te passen. Snel maar niet te snel! Een provisorische oplossing biedt uiteraard geen soelaas!
Het zijn zo maar wat punten die wij regelmatig onder de aandacht brengen bij onze relaties. Heeft u vragen over welke specifieke maatregelen u zou moeten nemen in uw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij bereiden u graag voor op de gevolgen van de tweede golf van coronabesmettingen en de maatregelen die het kabinet heeft genomen en in de nabije toekomst zal nemen.